Mi nombre es Hamilton Castro, soy Ingeniero en Sistemas, y para quienes me conocen, sabrán que he trabajado a distancia (trabajo remoto) la mayor parte de mi carrera, como desarrollador, tester y consultor y una que otra vez como escritor :). También he trabajado en oficina, y tengo que decir que ninguna de las dos es más dinámica que la otra: se trata del esfuerzo individual que aportes al equipo y de la eficacia con la que incluyas a los miembros del equipo en la conversación.

Además de organizar cuidadosamente tus palabras, también tienes que encontrar la manera de inspirar respuestas informativas, contextuales y de gran valor de las que todos los miembros del equipo puedan beneficiarse, ya que en muchas ocasiones las reuniones o sesiones remotas suelen consumir demasiado tiempo, y en muchas ocasiones sin ningún provecho o objetivo cumplido, debido a eso, compartiré recomendaciones, basándome en mi experiencia personal.

10 formas de garantizar una sesión eficiente.

1. Disponibilidad

La comunicación es la clave definitiva de la colaboración. La mayoría de las veces, la comunicación no es más que una simple pregunta, una aclaración o una solicitud de información. En una oficina real, uno inclinaría la cabeza sobre el ordenador y simplemente hablaría con un colega, pero en las reuniones remotos puede ser difícil determinar si alguien está disponible y, en la mayoría de los casos, es probable que se olvide y tratemos de encontrar una respuesta por uno mismo.

Es recomendable utilizar una aplicación de mensajería instantánea básica y permanecer disponible o en línea, por ejemplo, zoom, whatsapp, slack, entre otras aplicaciones. No tienen que estar chateando en todo momento, pero sí estar disponible por si alguien necesita ayuda.

2. Prepara tus mensajes

El tiempo es lo mas valioso que tenemos, por lo tanto no olvidemos que el de los demás también lo es. Todo el tiempo que se dedica a la comunicación es tiempo que se dedica a no trabajar. Una de las ventajas de «realizar trabajo remoto» es tener suficiente «tiempo a solas» para hacer realmente algo de trabajo: no desperdiciemos esa oportunidad enviando mensajes vagos de un lado a otro.

Al no tener conversaciones cara a cara, y más aún por las diferencias horarias, podemos recibir respuestas a nuestras comunicaciones horas más tarde. Hay que brindar información correcta y especifica, además de ser claro con lo que dices o pides; más vale mucha información que poca. Enviar imágenes, ejemplos de código y archivos fuente para complementar los mensajes.

3. Comunicarse cuando sea necesario

Como ya he dicho, la comunicación innecesaria nos aleja del trabajo. No utilicemos la aplicación de mensajería principal para charlar todo el día, y sólo incluye a otros en la conversación cuando les concierna. Los demás miembros del equipo no quieren que se les incluya en cada correo electrónico, en cada respuesta y en cada comentario relacionado con algún tema donde no son necesarios..

4. Programar reuniones no relacionadas con el trabajo

El trabajo remoto puede ser solitario y es totalmente natural querer participar en algunas bromas o socializar, sin embargo, puede ser terriblemente contraproducente iniciar una conversacion no relacionada al trabajo en un medio especifico laboral. En su lugar, programar un tiempo en Skype u otra aplicacion (en determinados intervalos del día) para facilitar un poco el liberar estrés, o relajación.

5. Utilizar aplicaciones que optimicen la comunicación en tu ambiente laboral

Anteriormente mencionaba la aplicación «Slack» la cual ha tenido un impacto significativo en la comunicación entre equipos. Algunos, sin embargo, han dicho que el enfoque «siempre en línea» da lugar a demasiada comunicación y a reuniones que duran todo el día. No creo que eso sea culpa de Slack, pero sí que hay que tener en cuenta sus beneficios y desventajas.

Básicamente no todas las aplicaciones de mensajería son correctas para ciertos rubros económicos, ejemplo, para un grupo de programadores, Slack es ideal, pero posiblemente este no sea el caso por un grupo de contadores, por lo tanto hay que tomar una decisión correcta al momento de decidir que aplicación de mensajería ocupar en nuestros equipos de trabajo.

6. Evaluar juntos las herramientas de trabajo

Una vez una persona me dijo que pedir la opinión y tomar en cuenta a los colaboradores es una forma de incentivar e involucrar a los equipos, y tenia toda la razón, es por eso que incorporar a los miembros del equipo a las principales herramientas de colaboración es una tarea ardua. Todo el mundo tiene gustos diferentes en lo que respecta a las herramientas, por lo que es importante debatir cuáles utilizará su equipo.

Si te ves obligado a utilizar herramientas que no entiendes, te encontrarás con que no quieres participar en las colaboraciones del equipo o con que volverás a utilizar la aplicación de mensajería principal, lo que arruinará tu productividad y la de tu equipo, por lo que recuerda que lo nuevo, no siempre es malo.

7. Asigna a todos una función de gestión de proyectos

Ya sea un equipo de diseño que utiliza InVision, un equipo de desarrollo que utiliza JIRA o un equipo de creación de contenidos que utiliza Trello, todas las herramientas de colaboración requieren cierto mantenimiento. Para mantener la participación de los miembros del equipo, asigna a cada uno una tarea en curso, lo que ayudará a los recién llegados a familiarizarse con las herramientas.

Aquí algunas sugerencias:

  • Alguien que mantenga organizadas las pantallas y los archivos
  • Alguien que mantenga los datos de los usuarios/contactos
  • Alguien que cierre y/o combine las tareas
  • Alguien que se asegure de que se cumplen los plazos de las tareas
  • Alguien que envíe consejos diarios sobre el uso de las herramientas

8. Asegurarse de que el Wi-Fi es fiable

Una excelente conexión Wi-Fi es, por supuesto, una necesidad, pero a menudo se pasa por alto. Tener una mala conexión no sólo supone una gran pérdida de tiempo, sino un retraso en la información para los compañeros de equipo.

El Wi-Fi debe ser fiable porque:

  • Puede que necesites cargar archivos de gran tamaño
  • Puede que necesites hacer videollamadas
  • Puede que necesites estar disponible todo el día

9. Utilizar las reuniones para hacer, no para hablar sobre que hacer

Tal vez el primer tema de discusión al pasar a ser trabajo remoto sea «¿cómo haremos las reuniones?». Quizás esperabas evitarlas por completo, pero eso no suele ser así. Una reunión puede ser increíblemente nutritiva, pero no si todo lo que haces es hablar de lo que vamos a hacer y de lo que van a hacer los demás.

Hay que terminar cada reunión con algo que se pueda llevar a la práctica, algo que pueda hacer avanzar los esfuerzos del equipo hacia la línea de meta. Muchas aplicaciones de conferencias telefónicas (como Skype) también ofrecen la posibilidad de compartir pantallas; haz que un compañero anote las ideas en una aplicación de dibujo/anotaciones como Evernote Skitch y compartirlas al final.

10. Elogiar a todos por separado

Decir «buen equipo de trabajo» es como decir «te quiero»: después de un tiempo se convierte en rutina y pierde su valor. La confianza de las personas (y, en última instancia, su nivel de colaboración) es mayor cuando se les asegura que están haciendo lo correcto; así que, en lugar de aplaudir a todo el equipo a la vez, haz comentarios individuales sobre los miembros del equipo y explica qué te ha gustado de algo que han hecho y cómo te ha ayudado. La moral subirá, haciendo un equipo fuerte.

Conclusión

Preparar, discutir y gestionar el trabajo puede consumir tanto tiempo como hacerlo. Dado que el tiempo es dinero, es natural que debamos reevaluar constantemente nuestros flujos de trabajo, escuchar a nuestros colegas y comunicarnos con eficacia.

Si tienes algún consejo que añadir, no dudes en compartirlo, envíame un correo a: info@sistemasnica.com. La comunicación es la clave, ¿verdad?